ภาษาราชการ คืออะไร? รวมคำราชการที่ใช้บ่อย พร้อมคำที่ควรใช้-ไม่ควรใช้

ภาษาราชการ คือ ภาษาที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารอย่างเป็นทางการ โดยเฉพาะการติดต่อระหว่างหน่วยงานราชการ หน่วยงานรัฐ และประชาชน รวมถึงการจัดทำเอกสารราชการ หนังสือราชการ รายงาน การประชุม และเอกสารที่ต้องใช้ภาษาที่สุภาพ ชัดเจน และเป็นมาตรฐาน

สำหรับประเทศไทย ภาษาไทยมาตรฐาน ถือเป็นภาษากลางที่ใช้ในการสื่อสารอย่างเป็นทางการ โดยเฉพาะในเอกสารราชการ หนังสือ ตำรา และการติดต่อราชการ ทั้งนี้ ภาษาราชการมีลักษณะการใช้คำที่แตกต่างจากภาษาพูดทั่วไป เพื่อให้เนื้อหามีความชัดเจน สุภาพ และเหมาะสมกับบริบท

ภาษาราชการใช้ในกรณีใดบ้าง?

ภาษาราชการมักใช้ในการสื่อสารที่มีลักษณะเป็นทางการ เช่น

• หนังสือราชการและเอกสารราชการ
• ประกาศ คำสั่ง และระเบียบของหน่วยงาน
• รายงานและบันทึกข้อความ
• หนังสือที่ติดต่อระหว่างหน่วยงาน
• การประชุมหรือการสื่อสารอย่างเป็นทางการ
• เอกสารที่ใช้ติดต่อกับหน่วยงานภาครัฐ

การใช้ภาษาราชการไม่ได้หมายความว่าต้องใช้คำที่ยากหรือซับซ้อน แต่ควรเน้น ความถูกต้อง ชัดเจน สุภาพ กระชับ และสื่อความหมายตรงกัน

หลักการเขียนภาษาราชการที่ควรรู้

การเขียนหนังสือราชการ นอกจากต้องคำนึงถึงรูปแบบและระเบียบงานสารบรรณแล้ว ยังควรให้ความสำคัญกับการใช้ภาษา โดยมีหลักสำคัญดังนี้

1. ใช้ถ้อยคำสุภาพและเป็นทางการ
หลีกเลี่ยงคำพูดหรือสำนวนที่ใช้ในชีวิตประจำวัน หากมีคำราชการที่เหมาะสมกว่า ควรเลือกใช้คำนั้น

2. เขียนให้ชัดเจนและตรงประเด็น
ควรเรียบเรียงเนื้อหาให้ผู้อ่านเข้าใจได้ง่าย ไม่ใช้คำฟุ่มเฟือยหรือประโยคที่กำกวม

3. เรียงลำดับเนื้อหาอย่างเป็นระบบ
ควรนำเสนอข้อมูลจากที่มา เหตุผล รายละเอียด และข้อสรุปตามลำดับ เพื่อให้ผู้อ่านติดตามเนื้อหาได้ง่าย

4. ใช้คำให้เหมาะสมกับบุคคลและสถานการณ์
การเลือกใช้คำควรคำนึงถึงผู้รับสาร หน่วยงาน และวัตถุประสงค์ของเอกสาร

5. ตรวจสอบการสะกดและความหมายของคำ
แม้จะเป็นคำที่ใช้กันทั่วไป แต่หากนำมาใช้ในเอกสารราชการ ควรตรวจสอบให้ถูกต้องทั้งด้านการสะกดและบริบท

ดังนั้น การเขียนหนังสือราชการจึงไม่ได้เน้นเพียงความถูกต้องตามรูปแบบ แต่ยังต้องอาศัยทักษะด้านภาษา เพื่อให้เนื้อหาสุภาพ ชัดเจน และบรรลุวัตถุประสงค์ของการสื่อสาร

ตัวอย่างคำภาษาราชการที่ควรใช้ และคำภาษาพูดที่ควรหลีกเลี่ยง

คำบางคำมีความหมายใกล้เคียงกัน แต่ระดับภาษาต่างกัน หากเป็นการเขียนหนังสือราชการ ควรเลือกใช้คำที่เป็นทางการมากกว่า เช่น

คำที่ควรใช้ในภาษาราชการ	คำภาษาพูดที่ควรหลีกเลี่ยง
หาก	ถ้า
ขณะนี้	เดี๋ยวนี้
เช่นเดียวกัน	เหมือนกัน
เช่นใด / ประการใด	อย่างไร
ได้หรือไม่	ได้ไหม
แจ้ง	บอก
ดำเนินการ	ทำ
ตรวจสอบ	ตรวจดู
ประสงค์	ต้องการ / อยาก
อนุเคราะห์	ช่วย
มิได้ / หาได้ไม่ / ไม่อาจ...ได้	ไม่ได้
มิชอบ / ไม่สมควร	ไม่ดี
เหตุใด	ทำไม
สิ่งใด / อันใด	อะไร
ขอรับการสนับสนุน	ขอยืม
ประสานงานไปยัง	ติดต่อไปยัง
ในกรณีนี้	ในเรื่องนี้
แล้วเสร็จ / เรียบร้อยแล้ว	เสร็จแล้ว
ยังไม่ได้ดำเนินการแต่อย่างใด	ยังไม่ได้ทำ

ตัวอย่างการเปลี่ยนจากภาษาพูดเป็นภาษาราชการ

ภาษาพูด: กรุณาบอกข้อมูลเพิ่มเติมให้หน่อย
ภาษาราชการ: กรุณาแจ้งข้อมูลเพิ่มเติม

ภาษาพูด: ตอนนี้ยังไม่ได้ทำเรื่อง
ภาษาราชการ: ขณะนี้ยังไม่ได้ดำเนินการ

ภาษาพูด: ถ้ามีปัญหาให้ติดต่อเจ้าหน้าที่
ภาษาราชการ: หากมีปัญหา กรุณาติดต่อเจ้าหน้าที่

ภาษาพูด: ทำเสร็จแล้ว
ภาษาราชการ: ดำเนินการแล้วเสร็จ

ภาษาพูด: อยากขอความช่วยเหลือจากหน่วยงาน
ภาษาราชการ: มีความประสงค์ขอรับการอนุเคราะห์จากหน่วยงาน

ภาษาราชการต่างจากภาษาพูดอย่างไร?

ความแตกต่างสำคัญอยู่ที่ ระดับความเป็นทางการและบริบทในการใช้งาน ภาษาพูดมักเน้นความเป็นธรรมชาติและความรวดเร็วในการสื่อสาร ขณะที่ภาษาราชการต้องให้ความสำคัญกับความสุภาพ ความชัดเจน และความเหมาะสมของถ้อยคำ

อย่างไรก็ตาม ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนคำทุกคำให้เป็นภาษาราชการเสมอไป หากเป็นการสื่อสารทั่วไป เช่น แชตหรือการพูดคุยในชีวิตประจำวัน ภาษาพูดที่เป็นธรรมชาติย่อมเหมาะสมกว่า

สรุปภาษาราชการแบบเข้าใจง่าย

ภาษาราชการ คือ การใช้ภาษาไทยในบริบทที่เป็นทางการ โดยเน้นความสุภาพ ชัดเจน ถูกต้อง และเหมาะสมกับบุคคลและสถานการณ์ โดยเฉพาะการเขียนหนังสือราชการ เอกสารทางราชการ ประกาศ คำสั่ง และการติดต่อระหว่างหน่วยงาน

หากต้องเขียนเอกสารราชการ สิ่งสำคัญไม่ใช่การใช้คำที่ดูยาก แต่คือการเลือกคำให้ ถูกต้อง ตรงความหมาย สุภาพ และทำให้ผู้อ่านเข้าใจสารได้อย่างชัดเจน